Die EU arbeitet an einer Reform des Sozialversicherungsrechts für grenzüberschreitende Beschäftigungen. Auch wenn die Grundregeln bestehen bleiben, sind einige Anpassungen bei Entsendungen, A1-Bescheinigungen und Tätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten geplant, die Unternehmen mit internationalen Mitarbeitenden kennen sollten.

Konkret geht es um die Verordnungen (EG) 883/2004 und 987/2009, die den sozialversicherungsrechtlichen Rahmen für grenzüberschreitende Beschäftigungen innerhalb der Europäischen Union bilden. Nach der politischen Eingung zwischen Rat und Europäischem Parlament im April 2026 steht nun noch die formelle Verabschiedung und das Inkrafttreten aus. Wie die genaue Ausgestaltung der Regeln in der praktischen Anwendung aussehen wird, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt. Nach derzeitiger Planung soll eine Übergangsfrist von 24 Monaten gelten, sodass sich Unternehmen ausreichend Zeit haben werden, sich auf die neuen Regelungen einzustellen.

Was ändert sich nun konkret? Nachfolgend stellen wir die wichtigsten geplanten Anpassungen vor und erläutern die Auswirkungen für international tätige Unternehmen

Neue Voraussetzungen für Entsendungen

A1-Bescheinigung: Vorab-Compliance wird wichtiger

Für Entsendungen bleibt der bekannte Grundsatz erhalten: Bei einer zeitlich befristeten Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat kann das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaats weitergelten, typischerweise bis zu 24 Monate. Die A1-Bescheinigung bleibt dabei der maßgebliche Nachweis, dass die Sozialversicherungspflicht weiterhin im Heimatstaat besteht

Neu ist die stärkere Betonung der Vorabmeldung. Künftig soll die A1-Bescheinigung grundsätzlich vor Beginn der Entsendung beantragt und ausgestellt werden. Damit wird der Grundsatz der Vorabprüfung ausdrücklich gestärkt. Ziel ist es, bereits vor Aufnahme der Tätigkeit Rechtssicherheit über das anwendbare Sozialversicherungsrecht zu schaffen und nachträgliche Korrekturen möglichst zu vermeiden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit der Sozialversicherungsträger innerhalb der EU weiter verbessert werden.

Geschäftsreisen und Kurzzeiteinsätze: Erleichterungen mit engen Grenzen

Ausnahmen von der Vorabmelde und A1-Pflicht sind künftig für reine Geschäftsreisen und sehr kurzfristige Tätigkeiten vorgesehen. Dabei sind beide Kategorien strikt voneinander zu unterscheiden:

Als reine Geschäftsreisen gelten künftig vorübergehende Tätigkeiten, die ausschließlich im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers liegen, wie beispielsweise interne Meetings, Konferenzen oder Trainings. Für sie soll die Vorabmelde- und A1-Pflicht grundsätzlich entfallen; eine ausdrückliche zeitliche Begrenzung ist hierfür nicht vorgesehen.  Eine Dienstleistungserbringung oder Warenlieferung im Einsatzstaat umfasst diese Ausnahme jedoch ausdrücklich nicht.

Für andere kurzfristige Tätigkeiten ist eine eigenständige Kurzzeitausnahme vorgesehen:  Voraussetzung ist, dass der Einsatz höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von insgesamt 30 Tagen dauert und in diesem Zeitraum pro Mitarbeiter nur einmal genutzt wird. Der Reformtext nennt hierfür bislang keinen eigenen Tätigkeitskatalog. Die praktische Abgrenzung wird daher voraussichtlich erst durch Anwendungshinweise der Behörden und die Verwaltungspraxis weiter konkretisiert. Ausgenommen von der Kurzzeitausnahme sind Tätigkeiten im Bausektor.

Für Personalverantwortliche ist das besonders relevant, weil spontane Einsätze, kurzfristige Kundenbesuche, Projektstarts oder Messeauftritte künftig noch genauer vor Reisebeginn eingeordnet werden müssen. Es empfiehlt sich, vor Reisebeginn zu prüfen und zu dokumentieren, ob eine reine Geschäftsreise vorliegt, ob eine kurzfristige Tätigkeit unter die geplante 3/30-Regelung fallen könnte oder ob die allgemeinen Regelungen für Entsendungen bzw. Mehrstaatentätigkeit gelten. Auch ein möglicher Bezug zum Bausektor sollte verbindlich geprüft werden.

Drei Monate Vorversicherung vor Entsendung

Während die geplanten Erleichterungen bei Geschäftsreisen und Kurzzeiteinsätzen vor allem kurzfristige Auslandssachverhalte betreffen, verschärft der Reformtext an anderer Stelle die Voraussetzungen für klassische Entsendungen. Besonders relevant ist dabei die geplante Mindestvorversicherungszeit im Entsendestaat.

Nach der bisherigen Verwaltungspraxis gilt eine Vorversicherung von etwa einem Monat im Entsendestaat in der Regel als ausreichend; kürzere Zeiträume sind nicht ausgeschlossen, erfordern jedoch eine Einzelfallprüfung. Künftig soll diese Voraussetzung deutlich verschärft werden: Arbeitnehmer müssen vor einer Entsendung mindestens drei Monate dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaats unterlegen haben.

Nach einer 24-monatigen Entsendung soll zudem eine Unterbrechung von mindestens zwei Monaten erforderlich sein, bevor eine neue Entsendung in denselben Mitgliedstaat unter denselben Voraussetzungen beginnen kann.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen Entsendungen künftig noch frühzeitiger planenund vorab prüfen, ob die betroffene Person die geplante Mindestvorversicherungszeit im Entsendestaat erfüllt. Wiederholte Einsätze in denselben Mitgliedstaat sollten zentral dokumentiert werden, um die neuen Fristen zur Vorversicherung und Unterbrechung sicher nachhalten zu können.

Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten: Mehr Planungssicherheit durch 24-Monats-Zeitraum

Bei Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind, sieht der Reformtext eine praktische Erleichterung vor: Die erstmalige A1-Bescheinigung kann künftig direkt für einen Zeitraum von bis zu 24 Monate ausgestellt werden. Anschlussbescheinigungen sind nach Ablauf der 24 Monate weiterhin möglich, sofern die Arbeitsbedingungen unverändert fortbestehen.

Für Unternehmen schafft dies mehr Planungssicherheit, insbesondere bei grenzüberschreitendem Homeoffice, hybriden Arbeitsmodellen sowie internationalen Vertriebs- oder Führungsfunktionen. Gleichzeitig sollten solche Konstellationen weiterhin regelmäßig überprüft und dokumentiert werden.

Ausblick: Mehr Klarheit, aber auch mehr Dokumentationsaufwand

Die geplante Reform schafft in einzelnen Bereichen mehr Klarheit und punktuelle Erleichterungen. Für Unternehmen dürfte sie in der Praxis jedoch vor allem mit einem höheren Prüf- und Dokumentationsaufwand verbunden sein. HR-Abteilungen müssen Auslandseinsätze künftig noch genauer vorab einordnen, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren und bestehende Prozesse entsprechend anpassen.

Damit bedeutet die Reform nicht weniger Bürokratie, sondern eine Verlagerung hin zu mehr Vorab-Compliance und systematischer Dokumentation. Dabei geht es nicht nur um die Beantragung einzelner A1-Bescheinigungen, sondern auch um die korrekte sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Entsendungen, Geschäftsreisen und Tätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten.

Weitere fachliche Informationen zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung bei Mitarbeiterentsendungen finden Sie in unserem Überblick zum Thema Mitarbeiterentsendung und Sozialversicherung im Ausland.

Quellen: Rat der Europäischen Union: Politische Einigung zur Reform der EU-Sozialversicherungskoordinierung; Rat der Europäischen Union: Hintergrundinformationen und aktueller Stand zur Reform;  EUR-Lex: Verordnung (EG) Nr. 883/2004; EUR-Lex: Verordnung (EG) Nr. 987/2009

Lesen Sie auch unsere weiteren Beiträge zur Sozialversicherung bei Auslandseinsätzen.

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Marlis Tiessen

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